Es ist aber gar nicht so schwierig, mit relativ geringem Aufwand und etwas Übung die Zugänglichkeit eines Dokumentes zu verbessern.
Genau wie bei den Websites geht es bei barrierefreien Dokumenten darum, alle Inhalte für alle Nutzer zugänglich und leicht verständlich zu machen. Die Einstellungen und Formatierungen dienen u.a. dazu, die Navigation im Dokument zu erleichtern und die Nutzung einer Vorlese-Anwendung für Personen mit Seh- oder Leseschwäche (Screenreader) zu ermöglichen.
Zu den Basiskriterien gehören:
- gute Kontraste und angenehme Schriftgröße
- korrekte Metadaten (unter „Datei“>„Informationen“>„Eigenschaften“ einen aussagekräftigen Titel eingeben)
- festgelegte Dokumentensprache (in den Spracheinstellungen die richtige Sprache als Standard einstellen, einzelne fremdsprachige Textpassagen unter „Sprache für die Korrekturhilfen“ kennzeichnen)
- Dokumente mit Hilfe von Formatvorlagen strukturieren (Titel und Überschriften der verschiedenen Ebenen per Vorlage formatieren, statt manuell)
- Navigationshilfe durch Lesezeichen
- Alternativtexte für visuelle Inhalte
- unter „QuickInfo“ das Ziel eines Links kurz beschreiben
- beim PDF-Export die richtigen Optionen auswählen („Textmarken erstellen mithilfe von:“ + „Überschriften“, „Dokumenteneigenschaften“, „Dokumentstrukturtags für Eingabehilfen“)
Word bietet unter der Registerkarte „Überprüfen“ die Möglichkeit, einige dieser Kriterien zu überprüfen und Fehler zu beheben.
Mehr Informationen gibt es auf der Seite des Föderalen Dienstes für Digitale Barrierefreiheit: https://accessibility.belgium.be/de/artikel/barrierefreie-pdf-dateien